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Online-Generalversammlung: Gesetzliche Vorgaben

Mann führt Videokonferenz durch

Die bald kommende Revision des Aktienrechts bringt die Möglichkeit, die Generalversammlung virtuell abzuhalten. Was noch im Plan steht, können die Aktiengesellschaften schon heute ausprobieren: Die Corona-Krise hat eine Durchführung der Generalversammlung online ermöglicht.

Inhaltsverzeichnis

I. Rechtlicher Rahmen

1. Aktuelle Rechtslage

Die Versammlung der Aktionäre (Generalversammlung) ist das oberste Organ der Aktiengesellschaft (Art. 698 Abs. 1 OR). Die Aktienbesitzer haben das Recht, aber keine Pflicht an der Generalversammlung persönlich teilzunehmen.

Nach aktuellem Rechtsstand ist lediglich eine physische Generalversammlung erlaubt (Art. 689 OR). Die Aktionäre müssen sich an einem bestimmten Tagungsort ansammeln, wo sie miteinander und mit dem Verwaltungsrat unmittelbar kommunizieren und votieren können.

In der Praxis sind jedoch nur wenige Aktionäre an der Generalversammlung physisch anwesend, insbesondere gilt dies bei Gesellschaften mit einem grossen Aktionariat. Das macht die Versammlungen teuer und ineffizient.

Das Gesetz verbietet es, die Abstimmung ohne physische Anwesenheit durchzuführen. Eine vorherige oder nachträgliche schriftliche Zustimmung der Aktionäre zu Beschlüssen oder Wahlen der Generalversammlung ist unzulässig. Nicht gestattet ist die Abstimmung im Rahmen einer Telefonkonferenz.

Stimmrechtsvertretung als Alternative zur physischen Anwesenheit

Falls der Aktionär an der Generalversammlung nicht persönlich teilnehmen kann, darf er sich vertreten lassen (Art. 689 Abs. 2 OR).

Zur Vertretung des Aktionärs sind folgende Personen respektive Institutionen befugt:

  • ein anderer Aktionär

  • ein Dritter, der kein Aktionär ist, sobald die Statuten das zulassen (Art. 689 Abs. 2 OR)

  • ein Mitglied des Organs der Gesellschaft (vor allem die Mitglieder des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung (Art. 689c OR)

  • ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter (Art. 689c OR)

  • die Bank (Depotvertretung (Art. 689c OR).

Börsenkotierte Aktiengesellschaften sind seit 2014 verpflichtet, einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter einzusetzen (Art. 8 VegüV).

Die Vertretung eines Namenaktionärs ist nur durch eine schriftliche Vollmacht möglich. Für die Vertretung eines Inhaberaktionärs reicht es aus, die Aktien vorzulegen (Art. 689a OR).

2. Gesetzesrevision 2022

Am 23. November 2016 hat der Bundesrat den Gesetzesentwurf sowie die Botschaft zu einer umfänglichen Änderung des schweizerischen Aktienrechts verabschiedet. Die Revision betrifft unter anderem die Modernisierung der Generalversammlung und den Einsatz der modernen technischen Kommunikationsmittel.

Künftig kann die Generalversammlung vollständig digital und ortsunabhängig stattfinden. Die Anwendung von neuen technischen Mitteln muss den finanziellen und zeitlichen Aufwand für die Durchführung der Generalversammlung senken und die Anwesenheit der Aktionäre erhöhen.

Die Änderungen treten voraussichtlich im Jahr 2022 in Kraft.

UPD: Aufgrund der notwendigen technischen Umstellungen, die mit dem neuen Gesetz verbunden sind, wurde das Inkrafttreten der Änderungen auf das Jahr 2023 verschoben.

3. Sondervorschriften nach Covid-19-Verordnung

Frau mit der Maske sitzt am Computer

Im Kontext der Corona-Krise hat der Bundesrat eine gesetzliche Bestimmung erlassen, die mit dem revidierten Gesetz vergleichbar ist. Angesichts der ausserordentlichen Lage ist die Durchführung der Generalversammlung mit Fernteilnahme erlaubt.

Die Verordnung 3 über Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus (Covid-19-Verordnung 3) erlaubt es den Aktiengesellschaften, die Generalversammlung anhand moderner Apps und Tools online abzuhalten. Denkbar wäre beispielsweise eine Generalversammlung als Telefon- oder Videokonferenz via Internet.

Frist und Formen

Bis zum 31. Dezember 2021 kann die Gesellschaft wählen, in welcher Form sie ihre Generalversammlung abwickelt. Insoweit kein erneutes Veranstaltungsverbot erfolgt, ist die Durchführung der Generalversammlung sowohl physisch als auch virtuell möglich (Art. 27 Abs. 1 i.V.m. Art. 29 Abs. 4 Covid-19-Verordnung 3).

Eine Generalversammlung ohne physische Anwesenheit des Aktionariats kann in folgenden Formen stattfinden (Art. 27 Abs. 1 Covid-19-Verordnung 3):

  • schriftlich (per Post)

  • elektronisch (via Internet)

  • durch einen vom Verwaltungsrat bezeichneten unabhängigen Stimmrechtsvertreter.

Der Verwaltungsrat muss eine der angebotenen Formen der Veranstaltung wählen. Verschiedene Formen zu kombinieren ist nicht möglich.

Einberufung

Elektronische Einberufung

Die Einberufung kann elektronisch erfolgen, wenn die Statuten dies vorsehen. Der Verwaltungsrat kann die Traktanden und weitere Unterlagen den Teilnehmern per E-Mail zusenden oder auf der Homepage respektive einer speziellen Plattform veröffentlichen.

Die Aktionäre können den Verwaltungsrat oder den unabhängigen Stimmrechtsvertreter über die Nichtteilnahme digital benachrichtigen.

Frist

Falls die Generalversammlung bereits einberufen wurde, ist eine erneute Einladung nicht notwendig. Der Verwaltungsrat muss die Aktionäre jedoch spätestens vier Tage vor der Veranstaltung über die geänderte Form der Generalversammlung per Post oder E-Mail oder Homepage in Kenntnis setzen (Art. 27 Abs. 2 S. 2 Covid-19-Verordnung 3).

Ist die Einberufung noch anstehend, gelten die üblichen Fristen. Die Einladung ist spätestens 20 Tage vor der Versammlung zu schicken. Der Verwaltungsrat kann die Informationen über die elektronische Generalversammlung sowie die Anleitung zu den technischen Mitteln in die Einladung aufnehmen.

Einladung zu der virtuellen Generalversammlung

Unabhängig von der statutarisch vorgesehenen Einberufungsform (schriftlich, per E-Mail, durch die Veröffentlichung im SHAB etc.), ist es ratsam, die relevanten Informationen über die virtuelle Generalversammlung zusätzlich elektronisch bekannt zu geben.
Die Einladung ist auf der Webseite der Aktiengesellschaft auffällig zu veröffentlichen.

Zusätzliche Einladung

Der Anwalt der Züricher Kanzlei für IT-Recht LAUX LAWYERS AG Perica Grasarevic empfiehlt ausserdem die Aktionäre auf die digitale Form der Generalversammlung zusätzlich elektronisch aufmerksam zu machen. Somit kann der Verwaltungsrat sicherstellen, dass nur die tatsächlich berechtigten Teilnehmer die Einladung erhalten. Das Ziel muss sein, die Gesellschafter auf eine einheitliche Plattform zu bringen, auf welcher sie die weiteren Schritte gemeinsam vornehmen.

Der Verwaltungsrat kann die Aktionäre über einen ihm bereits bekannten, bestätigten Kommunikationskanal erreichen, beispielsweise:

  • per E-Mail;

  • über mit einer Mail-Adresse verknüpfte Dienste wie Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack, Social Media Accounts;

  • per SMS;

  • über die mit der Mobiltelefonnummer verknüpften Apps wie Whatsapp, Telegram etc.

Es ist ratsam, die Gesellschafter um eine kurze Eingangsbestätigung zu bitten.

Verschiebung der Generalversammlung

Es ist möglich die Generalversammlung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Der Verwaltungsrat kann eine virtuelle Generalversammlung anordnen, die erst nach dem 31.Dezember 2021 stattfindet. Entscheidend ist dabei das Datum der Ankündigung (Datum des Poststempels oder der elektronischen Veröffentlichung) und nicht das Datum der Versammlung.

II. Virtuelle Generalversammlung

1. Begriff

Unter der virtuellen Generalversammlung ist eine Generalversammlung mithilfe von elektronischen Mitteln zu verstehen (Art. 701d Abs. 1 E-OR). Sie findet in einem virtuellen Raum statt, sodass kein Tagungsort und keine physische Präsenz der Teilnehmenden notwendig sind.

2. Voraussetzungen für die virtuelle Generalversammlung

a) Aktuell

Bis Ende 2021 gibt es keine besonderen Anforderungen für die Durchführung einer Generalversammlung online. Der Verwaltungsrat muss lediglich die Vorgaben gemäss der Covid-19-Verordnung 3 beachten.

b) Nach der Gesetzesrevision

Ab 2023 müssen die Gesellschafter zuerst die Statuten entsprechend anpassen, damit sie die Generalversammlung virtuell abhalten können (Art. 698 Abs. 2 Ziff. 1 i.V.m. Art. 647 OR). Darüber hinaus muss der Verwaltungsrat einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen.

3. Beurkundung der virtuell gefassten Beschlüsse

Die Fassung der einfachen Beschlüsse wie beispielsweise Beschluss zur Feststellung des Jahresabschlusses kann mit geringem Aufwand online erfolgen. Problematisch könnte es sein, wenn die Beschlüsse einer Beurkundung durch einen Notar bedürfen:

a) Aktuelle Möglichkeiten zur Beurkundung von Beschlüssen:

Nach der Covid-19-Verordnung 3 ist eine Fernbeurkundung nicht möglich. Der Notar muss für die Beurkundung bei der Generalversammlung physisch anwesend sein.

b) Nach der Gesetzesrevision:

Das revidierte Gesetz lässt eine virtuelle Fassung der beurkundungspflichtigen Beschlüsse zu.
Ob der Notar dabei physisch präsent sein soll oder nicht, erläutert das Gesetz nicht.

4. Weitere Teilnehmer

Eine Fernteilnahme ist derzeit nur den Aktionären gestattet.

Deshalb müssen folgende Personen weiterhin physisch an der Generalversammlung anwesend sein:

  • ein Vorsitzender (Verwaltungsratspräsident);

  • ein Protokollführer / Stimmenzähler (diese Aufgaben kann der Verwaltungsratspräsident wahrnehmen);

  • eventuell ein Stimmrechtsvertreter;

  • eventuell ein Revisionsstellenvertreter;

  • eventuell ein Notar.

Die Verordnung 3 lässt eine virtuelle Teilnahme nur dem Revisionsstellenvertreter zu, sofern seine Identifikation sichergestellt werden kann.

Die Anwälte und Notare der Kanzlei Rudolf & Bieri gehen davon aus, dass alle weiteren Teilnehmer ausser dem Vorsitzenden an der Generalversammlung virtuell teilnehmen können.

5. Gesetzliche Anforderungen an die virtuelle Generalversammlung

Bei der Durchführung einer Generalversammlung online muss der Verwaltungsrat folgende Aspekte unbedingt beachten:

a) Teilnehmer identifizieren

Der Verwaltungsrat hat sicherzustellen, dass sich keine unbefugten Personen an der Generalversammlung teilnehmen. In einer kleinen Aktiengesellschaft können die Teilnehmer dem Verwaltungsrat während der Videokonferenz ihren Personalausweis vorzeigen. Dabei müssen sie selber vor der Kamera stehen. In grossen Gesellschaften ist es sinnvoll, jedem Teilnehmer persönliche Login-Daten für die Plattform, auf welcher die Generalversammlung stattfindet, zu vergeben. Ausserdem können sich die Gesellschafter auch mithilfe eines persönlichen Token einloggen.

b) eine Diskussion den Teilnehmern ermöglichen

Jeder Teilnehmer muss die Möglichkeit haben, Anträge zu stellen und sich an der Diskussion zu beteiligen. Dabei ist es wichtig, die Gesellschafter auf die Beschränkung der Redezeit hinzuweisen, damit sich die Versammlung in zeitlichen Grenzen hält.

c) Abstimmung in Echtzeit gewährleisten

Yes or No drücken

Jeder Teilnehmer muss die Stimmabgabe anderer Teilnehmer live mitverfolgen können. Dafür müssen sich alle Gesellschafter zum gleichen Zeitpunkt elektronisch zusammenfinden.

Die Stimmabgabe kann über eine App oder Software oder auf sonstiger Weise elektronisch erfolgen. Eine Abstimmung per E-Mail ist aufgrund der Zeitverzögerung nicht erlaubt. Denkbar wäre auch eine mündliche Stimmabgabe im Rahmen einer Telefonkonferenz, indem die Gesellschafter ihre Stimmen dem Verwaltungsrat der Reihe nach abgeben.

d) Verfälschung der Abstimmungsergebnisse verhindern

Dem Verwaltungsrat obliegt es, eine zuverlässige Plattform für die Durchführung der Generalversammlung zu wählen. Alle zu verarbeitenden Unterlagen müssen für die Teilnehmer verfügbar sein. Jegliche unbefugte Manipulation der Dokumente vor, während und nach der Generalversammlung ist zu verhindern. Ferner muss die nachträgliche Verfälschung der Abstimmungsergebnisse ausgeschlossen sein.

Der Verwaltungsrat muss keine absolute Sicherheit gewährleisten, er muss jedoch den aktuellen Stand der Technik berücksichtigen.

Wie bei einer Präsenzversammlung hat der Verwaltungsrat eine virtuelle Generalversammlung zu protokollieren.

III. Generalversammlung online: Pro und contra

Die virtuelle Generalversammlung stellt eine gute Alternative zu einer Versammlung mit physischer Anwesenheit dar. Die zeitliche Flexibilität und örtliche Unabhängigkeit der digitalen Versammlung gibt mehr Gesellschaftern die Möglichkeit daran teilzunehmen.

Das Online-Format senkt die Organisationskosten, verkürzt die Dauer und steigert die Produktivität der Sitzung.

Bei der Durchführung der virtuellen Generalversammlung muss die Gesellschaft kein Schutzkonzept nach Vorgaben des Bundesamtes für Gesundheit (BAG) erarbeiten. Für die Präsenzveranstaltungen mit mehr als 15 Teilnehmern ist es anlässlich der Covid-19-Pandemie momentan eine Pflicht.

Zu den Nachteilen zählen die fehlende Nähe zu den Gesellschaftern und die Unmöglichkeit eines persönlichen Kontaktes zwischen den Gesellschaftern und dem Verwaltungsrat.

Voraussichtlich ab Januar 2023 wird die Generalversammlung online rechtlich zulässig. Derzeit haben die Aktiengesellschaften die Chance, das neue Format vorab zu testen.

Literatur:

Geschrieben von Anna Sokolova

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