Grundlegendes zum SIX SIS SECOM

Dies ist das zentrale Verwaltungssystem der Schweiz über welches die Verwahrung von Wertpapieren in den Depots der teilnehmenden ~150 Schweizer Banken digital abgebildet wird.

Grundprinzip: die Banken setzen einen PTF (Position Transfer) ab. Dieser kommt beim Aktienregister an, wird geprüft und bestätigt. Ist dies erledigt, sind die Wertpapiere i.d.R. im Depot der Bank zu sehen. Ein PTF ist immer ein Wechsel der folgend beschriebenen Zustände. E.g. “DB-DI” ist die initiale Ausgabe an einen Aktionär.

Voraussetzungen für die Teilnahme am SIX SIS SECOM

Bei der Dematerialisierung von Aktien via SIX begleiten wir Sie gern. Sprechen Sie uns an.

Damit die SIX die Valoren dematerialisieren kann, braucht es einen notwendigen Passus in den Statuten. Folgend konkrete Referenz-Texte hat die SIX SIS AG bereitgestellt:

Artikel 4 - Aktienzertifikate und Bucheffekten
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Die Gesellschaft kann ihre Namenaktien in Form von Einzelurkunden, Globalurkunden oder Wertechten ausgeben. Der Gesellschaft steht es im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben frei, ihre in einer dieser Formen ausgegebenen Namenaktien jederzeit und ohne Zustimmung der Aktionäre in eine andere Form umzuwandeln.
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Der Aktionär hat keinen Anspruch auf Umwandlung von in bestimmter Form ausgegebenen Namenaktien in eine andere Form. Jeder Aktionär kann jedoch von der Gesellschaft jederzeit die Ausstellung einer Bescheinigung über die von ihm gemäss Aktienbuch gehaltenen Namenaktien verlangen.
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Die Übertragung von Bucheffekten, denen Aktien der Gesellschaft zugrunde liegen, und die Bestellung von Sicherheiten an diesen Bucheffekten richten sich nach den Bestimmungen des Bucheffektengesetzes. Eine Übertragung des Eigentums am Titel durch schriftliche Abtretungs-erklärung (Zession) ist ausgeschlossen.

Für Details zur ggf. notwendigen Anpassung der Statuten sprechen Sie bitte mit dem Treuhänder Ihres Vertrauens.

Unterscheidung zwischen Das-Aktienregister.ch und etablierten Aktienregistern

Was man wissen muss: Aktienregister können via SECOM keine Daten modifizieren, sondern lediglich Kommunikation der Banken empfangen und bestätigen. Das resultiert in einer intensiven Kommunikation per Papier oder Email zum Austausch notwendiger Daten, damit die Banken Aktien einbuchen können, da die Daten zur Einbuchung effektiv beim Aktienregister liegen.

Das-Aktienregister.ch fokussiert sich auf die effiziente Abwicklung der Einbuchung. Das bedeutet (und unterscheidet uns von anderen Anbietern):

• 100% automatische Bestätigung der PTFs
• es gibt keine Papier-basierte Kommunikation zwischen Banken und Das-Aktienregister.ch
• die Kunden von Das-Aktienregister.ch haben vollständige Einsicht und Kontrolle über die SIX SIS SECOM Kommunikation und steuern diese selbständig
• Banken können direkt im eigenen Bereich Daten Ihrer Kunden im Aktienregister einsehen und nach Bedarf Aktionäre um Datenaktualisierung bitten
• Banken lösen selbständig via Das-Aktienregister.ch die Bestätigung der PTFs aus
• Email Kommunikation wird ausschliesslich auf das Handling von Spezial-Fällen reduziert.
• Bei Banken eingelieferte Zertifikate werden von der Bank nach Einbuchung direkt an die Gesellschaft retourniert.

Wissenswerte Eigenheiten des SIX SIS SECOM

Umlaute werden nicht unterstützt

Bei einer Ersteintragung in das Register durch eine Bank werden Namen und Adresse vom SECOM übermittelt. Bei der Prüfung, ob eine Person mit diesem Namen bereits im Register existiert, kann aufgrund der Umlaute ein Mapping nicht durchgeführt werden. Was ohne manuellen Aufwand zu Dubletten / doppelter Eintragung führt.

Das-Aktienregister verwendet hier eine moderne Heuristik, um die Aktionäre dennoch eineindeutig zu identifizieren und Dubletten zu vermeiden. Nur in seltenen Fällen ist eine manuelle Intervention notwendig. Hier kann der Administrator eines Aktienregisters die Daten per Knopfdruck zusammenführen.

Die Ersteinbuchung wird nicht vom SECOM abgedeckt

Bei der Dematerialisierung oder einer Kapitalerhöhung muss die Settlement Abteilung jeder Depotbank der teilnehmenden Aktionäre per Email angeschrieben werden. Die Daten der Aktionäre werden üblicherweise per XLS an diese übermittelt. Die Arbeit ist aufwendig, da oft Depotdaten falsch sind und die Kommunikation mit dutzenden Banken per Email abgewickelt wird. Die Übertragung der Aktionärsdaten erfolgt im Klartext per Email.

Die Bank mit dem Zahlstellenmandat berechnet dafür üblicherweise 150,- bis 300 CHF pro Aktionär.

Das-Aktienregister.ch stellt diese Daten den Banken automatisch über eine SSL verschlüsselte Verbindung zur Verfügung. Es entstehen keine Kosten für die Gesellschaft.

Der Aktionär kann nach Eingabe seiner Depotdaten die Einbuchung bei seiner Bank selbständig auslösen.

Die Ersteinbuchung ist anonym

Bei der Ersteinbuchung werden die Daten anonym (im DI Status) von den Banken via SECOM an das Aktienregister übermittelt. Eine Zuordnung im Register ist fast nicht möglich, wenn z.B. an eine Bank die Einbuchung zweier Aktionäre mit gleicher Stückzahl übermittelt wurde. Hierzu schickt die Bank per Email oder Brief die Bank Ref.

Das-Aktienregister.ch verwendet eine Heuristik um die Zuordnung automatisch einzustellen. Gleichzeitig pflegen die Banken die Bank Ref online beim korrekten Aktionär ein, so dass eine Zuordnung automatisch möglich ist.

Aktienpakete werden aufgespalten

Bucht ein/e Aktionär/In seine Aktien in ein Depot, welches auf Ihn und den Ehepartner/In lauten, und ist das Eintragungsgesuch unterschrieben, wird die Bank anschliessend beide Ehepartner paritätisch mit je 50% der Aktien im Aktienregister einbuchen. Dies führt zu kritischen Fragen seitens des Aktionärs, wenn dieser nach der Einbuchung im Bankdepot nur noch die Hälfte der Aktien im Aktienregister sieht.

Abstimmlisten

Per SECOM kann man den Banken die jährlichen Abstimmlisten bereitstellen. Diese werden per Email von den einzelnen Banken angefragt. Bei unserem Onboarding 2023 konnte die SIX SIS keine hinreichenden Spezifikationen zur Durchführung vorlegen.

Daher können alle Banken Ihre Abstimmlisten jederzeit selbständig in einem gesicherten Bereich auf Das-Aktienregister.ch herunterladen. Emails sind nicht notwendig.

Laufende Kommunikation Aktienregister <-> Banken parallel zum SECOM

Damit SIX SIS SECOM in der Praxis zur Verwaltung der Namenaktien funktioniert, braucht es konstante Kommunikation zwischen allen Partnern. Dies sind Aktienregister, Aktiengesellschaft, Zahlstelle (eine Bank) und die Depotbanken der Aktionäre. Bei einem Aktionariat von ~100 Aktionären sind dies leicht dutzende Emails pro Woche.

Das-Aktienregister.ch hat alle notwendigen Funktionen beim Onboarding von 50+ Schweizer Banken in einem dedizierten Servicepoint für diese bereitgestellt. Die Effektive Kommunikation wurde damit um 90% reduziert. Die restlichen 10% sind die Absprache von Sonderflällen und die Klärung von Fehlbuchungen (kommt leider vor).

Dividenden, GV Koordination

Via SIX SIS können keine Dividendenzahlungen übermittelt werden.

Option 1): Übermittlung der Daten an die Zahlstelle. Diese wickelt die Zahlungen dann ab.

Option 2): da alle Aktionäre Ihre Kontodaten auf Das-Aktienregister.ch gepflegt haben, kann das Unternehmen eine Zahlungsdatei (SEPA Standard PAIN.001.001) herunterladen und im Online Banking der Hausbank hochladen. Ohne weitere Kosten.

Wird bei Das-Aktienregister.ch eine Generalversammlung für eine Gesellschaft mit dematerialisierten Aktien freigegeben, erhalten alle angeschlossenen Banken automatisch eine Sperrnotiz für den Zeitraum zwischen Einladungsversand und Ende der Generalversammlung.

Kurswertübermittlung

Werden Aktien in den Depots der Banken eingebucht, welche an keiner Börse gehandelt werden, haben diese unter Umständen keinen Kurswert bei den Banken. Dann werden die Aktien mit dem Nennwert angezeigt. Beträgt z.B. der Nennwert 0.01 CHF und hat der Aktionär deutlich mehr pro Aktie bezahlt, wird dies zu erstaunten Rückfragen seitens der Aktionäre führen. z.B. wenn dieser 10‘000 CHF gezahlt hat, aber nur 1‘000 CHF als Wert in seinem Depot angezeigt werden.

Mit Das-Aktienregister.ch kann die Aktiengesellschaft einen Kurswert inkl. des Nachweises der Berechnungsgrundlage (e.g. DCF) an die Banken übermitteln. Gleichzeitig ist dieser jederzeit für die Banken in einem gesicherten Bereich bei Das-Aktienregister.ch einsehbar.

Zustände der Wertpapiere im SECOM

Aktien welche im SIX SIS SECOM verwaltet werden, haben einen der folgenden Zustände:

DB: Aktien sind angelegt, aber nicht ausgegeben/verteilt. Liegen damit zentral bei der SIX.

DI (Dispo): Aktien sind im Depot des Aktionärs. Dieser hat aber der Bank kein Eintragungsgesuch (in das Aktienregister) unterschrieben. Der Aktionär ist damit per SIX dem Aktienregister unbekannt. Nach SIX Lesart hat er damit auch keine Aktionärsrechte

PH (Physical): Aktien liegen als Papier-Zertifikat (der Bank) vor.

RE (Registered): Aktien liegen im Depot des Aktionärs und dieser wurde durch die Bank im Aktienregister eingetragen.

Ändert sich dieser Zustand schickt das SECOM einen PTF (Position Transfer) an das Aktienregister.

Übliche PTFs

DB-DI: Aktien werden nach der Dematerialisierung und an einen Aktionär bei einer Bank übertragen und sind für diesen in seinem Depot sichtbar. Zur Initialisierung wird der Bank ein verschlüsselter Link zum Aktienregister übermittelt. Diesen öffnet die Bank und kann die Daten über eine sichere Verbindung einsehen. Auf dieser Basis stellt die Bank den PTF Typ DB-DI in SECOM ein. Die Bank ist angehalten die SECOM Order ID oder Bank Ref im Aktienregister einzutragen. Geschieht dies, erfolgt die Bestätigung des PTFs durch das Aktienregister automatisch.

DI-DB: Aktien werden beim Aktionär aus dem Depot ausgebucht und als Bucheffekten ausgetragen. Damit werden diese nicht mehr per SIX SIS verwahrt. Die Aktien werden dann wahlweise als

• Wertrecht oder
• Aktienzertifikat

wieder direkt durch die Gesellschaft verwaltet.

Erlauben die Statuten der AG den aufgeschobenen/aufgehobenen Titeldruck, sollte die Gesellschaft dem Aktionär nach dem DI-DB einen Depotauszug als Nachweis zustellen. Erlauben die Statuten dies nicht, muss die AG dem Aktionär ein Aktienzertifikat zur Verfügung stellen.

DI-RE: Bank lässt aufgrund Eintragungsgesuch des Aktionärs diesen im Register eintragen. Dieser wird i.d.R. automatisch durch die Bank ausgelöst und automatisch durch das Aktienregister geprüft und bestätigt.

PH-RE: Aktionär hat Zertifikat physisch (Papier) bei der Bank einlagern lassen. Diese verbucht die Aktien nun im SECOM und wird das Zertifikat zur Archivierung an die Gesellschaft schicken.

Verwahrung im Ausland

Deutschland: Hier können deutsche Banken via Clearstream mit dem Custodian UBS die Einbuchung via SIX SIS SECOM vornehmen.